21 совет по тайм-менеджменту для копирайтеров

Здравствуйте, друзья!

Неоднократно в комментариях этого блога звучала просьба о подготовке поста по вопросам тайм-менеджмента.

Тема реально актуальная, потому что грамотная оптимизация нашего рабочего времени позволяет увеличить продуктивность и, соответственно, результат.

Если эффективно распределять своё время, то вы можете экономить каждый день несколько часов и посвящать их тому, что вам действительно нужно.

Можно долго быть прагматиком, ставить всё под сомнение, искать оправдания и делать прочие вещи, лишь бы не признавать свою слабость.

А можно сесть и в себе разобраться, найти решение и уверенно следовать к исполнению своих целей.

Запомните - в сутках всего 24 часа. Кто-то успевает многое, а кто-то...

Изучите эти статистические данные, чтобы понять, насколько нам нужно дорожить своим временем:

• При средней продолжительности жизни в 70 лет человек тратит на сон 22 года
• Средняя продолжительность активного трудового стажа – 40 лет. Если вы занимаетесь тем, что вам интересно, то простые подсчёты чистого рабочего времени подскажут, что 9,5 лет вашей жизни улетает в трубу
• Около 20 лет своей жизни мы тратим на общение с гаджетами – телевизор, телефон, компьютеры и т.д.
• 4,5 года нашей жизни уходит на приём пищи
• Среднестатистический пользователь РФ проводит в социальных сетях 51 минуту в день

Я могу приводить ещё многие другие цифры. Какие из этого выводы? А просто, как говорил, Валерий Лобановский, наставляющий молодых футболистов – не делать лишних движений.

Действительно, лишние движения съедают наше время.

В этой статье мы узнаем, какие лишние движения допускает копирайтер. Под лишними движениями я понимаю то, что не приносит пользу, а просто отнимает время.

Кстати, тайм-менеджмент – один из пунктов, на котором мы с вами останавливались в посте «7 навыков высокоэффективных копирайтеров».

Наша сегодняшняя статья написана в форме рекомендаций, позволяющих вам отойти от напрасной траты своего драгоценного времени.

1.  Забейте на компьютерные игры – мы с вами уже взрослые люди, чтобы в рабочее время играть в игры. Компьютерные игры в нашем возрасте уже ничего не дают полезного. Они только отнимают время, хотя, зараза, очень нас привлекают. Я заменил компьютерные игры книгами (деловыми книгами) – от этого только выигрываю.

2.  Оптимизируйте телефонные разговоры – все телефонные переговоры можно разделить на три типа: просто поболтать, договориться о встрече, обсудить рабочие моменты. Режим «просто поболтать» отнимает у вас время, и не приносит ничего полезного. Я знаю многих эффективных людей, которые просят своих близких не беспокоить их в рабочее время.

3.  Планируйте свой рабочий день – планирование является мощным оружием. Вы чётко понимаете, что вам нужно сделать сегодня, расставляете приоритеты по очерёдности важности. Это позволит вам никогда ничего не забывать сделать – потому что в будущем, если вы что-то забыли, вам придётся навёрстывать, а значит – смещать свой график. Это также бьёт по времени.

4.  Фильтруйте “YouTube” – на самом деле многие люди считают “YouTube” злом, потому что там плохо фильтруется качество предоставляемой информации. Вспомните, сколько раз вы разочаровывались в том, что смотрели. 30% - точно. Я смотрю только то, что мне рекомендуют люди, чьим мнением я дорожу.

5.  Бросьте курить – сомнительная по этическим моментам причина. Если пить кофе и чай можно во время работы, то курение в кабинете – это уже извращение. По неглупым подсчётам – если в течение рабочего дня (8 часов) устраивать каждый час перекуры по 10 минут – то только один час у вас уходит на курение. Ничего советовать не буду, тут выбор каждого, просто для полной картины привёл этот момент.

6.  Сортируйте контакты – у каждого в списке контактов разных коммуникационных программ (почта, Skype, ICQ) есть люди, чьё общение для вас в той или иной мере является бесполезным. Особенно если это, как мы говорили – «просто поболтать». Если кому-то нечем себя занять, не берите это в привычку и не поддавайтесь. В рабочее время уделяйте внимание общению только по рабочим вопросам.

7.  Не ныряйте в социальные сети – принцип здесь такой же, как и в телефонных разговорах. Используйте социальные сети только в профессиональных целях. Если хочется с кем-то пообщаться – старайтесь переносить общение на вечер, когда вы не заняты работой, а отдыхаете.

8.  Не торчите на форумах – в своё время на некоторых биржах я поражался молодым авторам, которые практически целый день висят на форумах. Какой в этом смысл для развития профессиональных навыков? Так – «ляса поточить» или кого-то высмеять? Лучше это время уделить образованию и оттачиванию навыков.

9.  Рассчитывайте свои силы – каждый человек должен правильно рассчитывать свои способности. Если вы одержимы любой возможностью заработать и берётесь за то, что раньше не делали или за то, в чём имеете мало опыта – есть риск, что заказчик останется недовольным, по понятным причинам. Придётся возвращать деньги и констатировать факт зря потраченного времени.

10. Сохраняйте ценную информацию – вспомните, сколько времени у нас уходило на повторные поиски чего-то ценного, что мы видели раньше, но не сохранили. Заведите себе один файл, где будете хранить все ценные для себя сведения. Я для этого использую программу “Evernote”.

11. Научитесь говорить «нет» – часто бывает такая ситуация, когда вы тянете время и стараетесь более мягко подойти к вопросу отказа. Вы слушаете человека, подбадриваете его, начинаете придумывать какую-то историю, почему вы не готовы (или не хотите) пойти человеку навстречу. Всё это отнимает время – научитесь кратко говорить «нет».

12. Структурируйте график работы с почтой – заведите себе привычку проверять почту несколько раз в день в конкретное время. Потому что напрасное кликание «обновить» каждых 10 минут отнимает минимум полчаса в день. А по итогам месяца вы этим занимаетесь два 8-часовых рабочих дня. ВАУ, не так ли?

13. Отпишитесь от ненужных рассылок – наш человек почему-то устроен так, что ему проще удалять входящие письма разных рассылок, чем просто от них отписаться. Это убивает ваше время – сделали один раз, и больше письма вас не беспокоят. А если таких рассылок десять, двадцать…

14. Активируйте «Не беспокоить» – в Skype и ICQ активируйте статус «не беспокоить» (“do not disturb”), когда вы занимаетесь работой и не хотите отвлекаться.

15. Правило «15 минут» – говорят, наивысшей продуктивности в работе человек достигает после 15 минут с момента старта. Если вы начнёте отвлекаться, то вам заново придётся брать разгон.

16. Создайте «тайм-киллер лист» –проведите эксперимент – в течение дня записывайте все свои действия и фиксируйте, сколько времени они у вас отняли. А потом вечером присядьте, подсчитайте и подумайте – что можно объёдинить, систематизировать, а от чего и вовсе можно отказаться.

17. Делегируйте задачи – не тратьте время на объём работ, в котором вы не сильны – лучше делегируйте. Занимаясь любимым делом, вы больше заработаете за этот участок времени. А так – дадите возможность заработать другим, получите результат и сэкономите своё время.

18. Забейте на «троллей» – общение с этими ядовитыми монстрами отнимает не только время, но и боевую рабочую энергию. Знаете, как в детстве говорили «На дураков не обижаются»? Так вот по аналогии – «На троллей не реагируют».

19. Лимитируйте время на задачи – попробуйте отводить на конкретные задачи чёткое время, в которые вам нужно сложиться. В продажах говорят – «переговоры больше 15 минут это уже не переговоры, а балаган». Идею поняли?

20. Научитесь кратко отвечать на письма – очень хороший навык. Не превращайте ответ в поэму. Получателю тоже не хочется читать страницу того, что можно было поместить в пяти строках. Уважайте и его время.

21. Изучайте «быстрые техники» – сегодня существует много техник быстрого набора текста, а также скорочтения. Задумайтесь, сколько вы будете экономить, если станете печатать на 50% быстрее, а читать – в 2 раза быстрее.

И последняя рекомендация – начните применять хоть 30% этих советов, и вы уже заметите, как экономите своё время, повышая собственную производительность.

Ваш Денис Каплунов, the one and only